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jueves, 26 de enero de 2017

Presentación en PowerPoint: Técnicas Para Mejorar la Atención al Usuario. ¡Para Compartir!

“Estar a la par en precio y calidad sólo te mete al juego, el servicio es lo que te hace ganarlo” Tony Alessandra.

El concepto de atención al cliente hace referencia al manejo y diseño de canales de comunicación que destina una organización para establecer contacto e interactuar con sus clientes.


Aquí se presentan algunas técnicas para mejorar la atención al usuario basado en la comunicación.

Para descargar HAGA CLIC AQUÍ

miércoles, 17 de diciembre de 2014

8 "Pecados Capitales" del Personal que Atiende al Usuario

El personal que atiende a los usuarios o clientes son el rostro de la organización. Ellos se encuentran en la línea de fuego. Son los principales aliados en la implementación de estrategias y tácticas para que los momentos de verdad seduzcan y fidelicen a nuestros clientes.

El comportamiento de la línea de fuego es un factor de vida o muerte, por cuanto el nivel de servicios que se brindan a los clientes determina su lealtad y deseos de seguir operando. Sin embargo, existen 8 errores que se cometen y que destruyen todo esfuerzo por mejorar la atención a los clientes. Estos son:

a) La Apatía y la falta de interés:
Un usuario jamás pide un servicio sin un interés de resolución. Siempre que consulta, se acerca a nuestra organización a realizar algún trámite lleva un firme propósito y el hecho de mostrar poco interés en su necesidad o deseo puede llevar a convertirse en una queja potencial. La regla de oro menciona que "debo hacer a otros lo que me gustaría que hicieran conmigo." y es de estricto cumplimiento para el servicio al cliente, ya que luego el cliente con desinterés por nuestra marca, nos paga con la misma moneda.

b) La ceguera o incapacidad resolutiva:
Enviar a un usuario de una dependencia a otra para que logre resolver algún problema es una muestra de total desinterés de la organizaciones para "enamorar" al cliente. Es necesario empoderar a quienes atienden al cliente para que pueda dar una resolución o divulgarle correctamente los procedimientos para que ayude al cliente a poder realizar las solicitudes y llegue a la oficina correcta para finalizar su trámite.

c) "Café para Todos":
Ningún cliente vale más por su apariencia. En nuestras organizaciones se deben tratar de igual forma a cada uno de los clientes, resolverle sus problemas, atender sus necesidades y darle la atención debida conforme al derecho que tiene como persona.

d) Esconderse de los problemas y reclamaciones de los clientes:
El peor error de una organización es no escuchar la voz del cliente. Evitar a toda costa que emita su opinión, sugerencia, queja o reclamo puede ser más costoso y de mayores efectos negativos, que tomar nota de las mismas, tratar de resolver la dificultad y procurar que la repetición de las quejas por el misma situación se minimice lo más posible. 

Se debe crear un proceso claro y fácil de la gestión de quejas y reclamos, en la que la recolección de las opiniones de los clientes sea fluida, que se pueda corregir los errores y actuar sobre las causas de las mismas, de tal modo que exista una interacción comunicacional entre empresa y usuario. Hacerse oídos sordos, sólo hará que el cliente busque un lugar que le brinde la calidad y el servicio que necesita.

...continuará.

viernes, 26 de septiembre de 2014

Liderazgo Transformacional: La Nueva Tendencia



En la actualidad, hay una gran cantidad de teorías, análisis y trabajos de investigación sobre el liderazgo. Si es influencia, carisma, si se nace o se hace, se analiza la respuesta que los seguidores tienen al estímulo proporcionado por la persona que lidera. En fin, una serie de ideas que convergen en el hecho de que al compartir una misión y visión entre todos, existe un trabajo en equipo que logrará motivar a todos a lograr los resultados deseados.


En ese sentido, hay dos enfoques sobre el liderazgo. El primero de ellos es el de intercambio o transaccional, en el cual debe existir un intercambio de relaciones entre el líder y los colaboradores; de tal forma que se espera recibir algo, según las expectativas manifestadas, tales como: 


1. La dependencia de premiar o reconocer el correcto desempeño del empleado o castigar si existe una falta intolerable.
2. La expectativa reside en el hecho del éxito del líder, ya que de esa forma logra ser parte del mismo.



Este tipo de liderazgo afecta la motivación del seguidor a realizar un esfuerzo para lograr un resultado, transformándose el líder en un diagnosticador psicológico sensible.



De esta forma, en el liderazgo transaccional existen tres tipos:

a) Activo: que está pendiente del desempeño del seguidor para establecer errores y fracasos del mismo.

b) Pasivo: Es aquel que actúa cuando las cosas van mal.

c) Laissez Faire: Aquellos que evitan intervenir y asumir una responsabilidad originada por las acciones de los seguidores.



Así también, existe un nuevo modelo de liderazgo denominado transformacional, en el cual cambia las bases motivacionales sobre las que operan los seguidores, ya que despierta en ellos la necesidad de establecer una interacción con la estrategia y la visión, aumentando su confianza y la búsqueda de su crecimiento y desarrollo. Es decir, que la visión es compartida, pero se busca que el colaborador crezca y que no sólo sea parte del éxito, sino que lo logre según sus objetivos.



Este nuevo tipo de liderazgo se compone de cuatro factores, los cuales son:



a) Influencia idealizada: Gracias a su carisma, el líder se convierte en un modelo a seguir, sirviendo de inspiración para que los seguidores busquen lograr sus objetivos planteados.



b) Consideración individualizada: Los líderes están cerca de sus colaboradores, para contribuir en su crecimiento personal. Se convierte en un coach que ayuda a diagnosticar sus necesidades y potenciar sus competencias.



c) Estimulación intelectual: Estimulan a los seguidores a ser solucionadores de problemas y utilizar estrategias innovadoras para establecer las mejoras en las actividades a realizar.



d) Liderazgo Inspiracional: Los líderes se convierten en motivadores. Animan, aumentan el optimismo y el entusiasmo; además, comunican la visión con fluidez y seguridad, estimulando la energía para el logro de los objetivos.



Es así que se puede detallar que el liderazgo ha transformado su visión. De  un liderazgo que utilizaba a las personas a lograr un objetivo, sin importar su crecimiento y su desarrollo se está creando una conciencia de un líder que inspira, modela, aporta al crecimiento de cada persona, estimula a que todos compartan los esfuerzos y la energía para lograr que a través de su visión común, cada uno se desarrolle y perciba que forma parte de algo grandioso.

miércoles, 9 de octubre de 2013

Apuntes de Calidad: Administración de la Calidad Total. (TQM): Origen y Principios ¡Nuevo! 1a. parte.


La calidad total o Total Quality Management (TQM) es un enfoque que busca mejorar la calidad y desempeño, de forma de ajustarse o superar las expectativas del cliente. Esto puede ser logrado integrando todas las funciones y procesos relacionados con la calidad en una compañía. TQM vigila todas las medidas de calidad usadas por una empresa, incluyendo la calidad de gestión y desarrollo, control de calidad de control y mantenimiento, mejora de la calidad y aseguramiento de la misma. Toma en cuenta todas las medidas de calidad en todos los niveles e involucra a todos los empleados.

Orígenes de la Administración de Calidad Total

La administración de calidad total ha evolucionado de los métodos de aseguramiento de la calidad que fueron desarrollados durante la primera guerra mundial. El esfuerzo de guerra llevo a enormes esfuerzos de fabricación que a menudo produjeron mala calidad. Para corregir esto, se usaron inspectores de calidad en la línea de producción para asegurar de que el nivel de fallas debido a la calidad fuera minimizado.
Después de la primera guerra mundial, la inspección de calidad se volvió más común en ambientes de manufactura, lo que llevo a la introducción de control de calidad estadístico, una teoría desarrollada por el Dr. W. Edwards Deming. Esto aporto un método estadístico de calidad basado en muestras. Cuando no era posible examinar todos los ítems, se probaba la calidad de una muestra. La teoría del control de calidad estadístico estaba basada en la noción de que una variación en el proceso de producción llevaría a una variación en el producto final. Si la variación en el proceso podía ser quitada, se tendría un mayor nivel de calidad en el producto final.
Luego de la Segunda Guerra Mundial, las fábricas en Japón producían elementos de baja calidad. En respuesta a esto, La Unión de Científicos e Ingenieros de Japón invito al Dr. Deming para entrenar ingenieros en procesos de calidad. Para los años cincuenta, el control de calidad era una parte integral de la manufactura japonesa y fue adoptado por todos los niveles de las organizaciones.
Para los años setenta, la noción de calidad total era discutida. Era vista como control de calidad de toda la empresa, que involucraba a todos los empleados, trabajadores y ejecutivos. En la siguiente década, más empresas introdujeron procedimientos de administración de la calidad basados en los resultados de Japón. La nueva era del control de calidad se conoció como la Administración de Calidad Total, que se usó para describir muchas estrategias y técnicas enfocadas en la calidad.

Principios de la Administración de Calidad Total

TQM puede ser definido como la administración de iniciativas y procedimientos enfocados a lograr la entrega de productos y servicios de calidad. Muchos principios pueden ser identificados, los que incluyen:
  • Executive Management: La administración principal debe actuar como el conductor principal de TQM y crear un ambiente que asegure su éxito.
  • Entrenamiento: Los empleados deben recibir entrenamiento regular en los métodos y conceptos de calidad.
  • Foco en el cliente: Las mejoras en la calidad deberían mejorar la satisfacción del cliente.
  • Toma de decisiones: Las decisiones para la calidad deben ser tomadas en base a mediciones.
  • Metodología y herramientas: El uso de metodologías y herramientas aseguran que los no cumplimientos de calidad son identificados, medidos y respondidos.
  • Mejora continua: Las empresas deben trabajar constantemente para mejorar la manufactura y los procedimientos de calidad.
  • Cultura organizacional: La cultura de la empresa debería estar enfocada en desarrollar la habilidad de los empleados para trabajar juntos para así mejorar la calidad.
  • Empleados involucrados: Los empleados deben ser motivados a ser proactivos en identificar y ocuparse de los problemas relacionados a la calidad.
.....continuará

martes, 23 de abril de 2013

Consejos de Calidad: Implementación de las 5´s

Una de las estrategias de mejora en la productividad de las empresas y que no representa gran costo extra es la de la aplicación de las 5 s,
Metodología para mejorar la productividad en el trabajo

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios s. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para generar una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan,tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.
 
La realidad es que si desde el inicio de la vida de nuestra empresa aplicamos esta forma de trabajo, nos ahorraremos un sin número de recursos, re-trabajos y por supuesto desgaste propio tanto físico como emocional, ya que de las cosas más frustrantes que hay, es que alguna actividad que para usted sea sencilla y obvia, para otros puede ser complicada ó no importante y por ende la pasan por alto y repercute en fallas de calidad,
y en el peor de los casos la pérdida de clientes y el declive de las ventas.

Esta técnica se resume en 5 sencillas palabras con la premisa respectiva:

Primera S:
Seiri (clasificar) esto es, distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es.

Segunda S:
Seiton (orden) asignar un lugar para cada cosa y tener cada cosa en su lugar.

Tercera S:
 Seiso (limpieza) lo importante no es limpiar más, sino evitar que se ensucie.

Cuarta S:
 Seiketsu (estandarización) esto es hacerlo bien cada vez y todas las veces.

Quinta S:
Shitsuke (autodisciplina) para mantener los cambios positivos e involucrar a nuestra gente.

Recuerde que la calidad no es solo una forma de fabricar un producto o brindar un servicio, la calidad es una forma de vida.

Logros que se pretende establecer con la implementación de la metodología:
  1. Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
  2. Reducir gastos de tiempo y energía.
  3. Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
  4. Mejorar la calidad de la producción.
  5. Seguridad en el trabajo.TRA

miércoles, 13 de marzo de 2013

Los Padres de la Calidad Opinan - Qué es Calidad- Parte IV KAORU ISHIKAWA

Esta definición está ranqueada dentro del nivel dos. Menciona en forma amplia los principios de control de calidad y está claramente interesado en el aseguramiento de calidad a un nivel práctico. No menciona mucho sobre cómo los procesos de producción o atención, pueden ser diseñados para asegurar la satisfacción de necesidades y expectativas del cliente. 

Por otro lado, Ishikawa pone en claro que la prueba de alta calidad es la satisfacción de cualquier cambio en las expectativas del cliente. 

Los puntos esenciales de Ishikawa son: 

·  La calidad es equivalente a la satisfacción del cliente. 

· La calidad tiene que estar definida comprensivamente. No es suficiente con decir que el producto es de alta calidad. Debemos enfocarnos en la calidad de cada departamento en la organización.  

·  Los requerimientos y necesidades de los clientes cambian. Además, la definición de calidad es siempre cambiante. 

·  El precio de un producto o servicio es una parte importante de la calidad. 

Ishikawa escribe que no importa qué tan alta es la calidad, pues si el producto tiene un precio más alto del recomendable, no podrá generar satisfacción en el cliente. En otras palabras, no se puede definir calidad sin haber considerado antes el precio. Definiendo calidad simplemente por su uso, se puede obviar esa dificultad. El uso está aparentemente ligado con las necesidades de los clientes, y sugiere conformidad con las características medibles del producto.

miércoles, 16 de enero de 2013

Los Padres de la Calidad Opinan - Qué es Calidad- Parte II


La definición de Calidad según Deming
 "Los problemas inherentes en tratar de definir la calidad de un producto, casi de cualquier producto, fueron establecidos por el maestro Walter Shewhart. La dificultad en definir calidad es traducir las necesidades futuras de los usuarios en características medibles, solo así un producto puede ser diseñado y fabricado para dar satisfacción a un precio que el cliente pagará. Esto no es fácil, y tan pronto como uno se siente exitoso, encuentra rápidamente que las necesidades del cliente han cambiado y que la competencia ha mejorado, hay nuevos materiales para trabajar, algunos mejores que los anteriores, otros peores, otros más baratos, otros más caros... ¿Qué es calidad? Calidad puede estar definida solamente en términos del agente. ¿Quién es el juez de la calidad? En la mente del operario, produce calidad si toma orgullo en su trabajo. La mala calidad, según este agente, significa la pérdida del negocio o de su trabajo. La buena calidad, piensa, mantendrá a la compañía en el negocio. Todo esto es válido en industrias de bienes y servicios. La calidad para el Gerente de Planta significa obtener las cifras resultantes y conocer las especificaciones. Su trabajo es también el mejoramiento continuo de los procesos y liderazgo.

 W. EDWARDS DEMING


Deming: Fuera de la Crisis

MIT, 1988

Una gran cantidad de gente ha leído el libro de Deming “Fuera de la crisis” con la expectativa de que en alguna de esas páginas encontrarán la fórmula para conseguir calidad. Muchos terminaron desilusionados. Es importante entender que el libro, como muchos otros trabajos de Deming, trata sobre gerencia. De hecho, en el prefacio de este libro Deming escribe “El objetivo de este libro es la transformación del estilo de gerencia americana”. Tal vez, una frase más exacta hubiera sido “El contenido de este libro es una discusión sobre estrategias de gerencia óptimas para organizaciones cuyas prácticas operacionales están basadas en un paradigma de calidad”. En Fuera de la crisis, Deming no habla de calidad sino hasta el sexto capítulo. Aún así, su escrito es una larga discusión con al menos un ejemplo o frase en prácticamente cada página. No es posible seguir leyendo más abajo para encontrar alguna respuesta clara, concisa y práctica. Tal vez esta era su opinión sobre que tal definición es imposible o, si es posible, innecesario. Simplemente no responde a esa pregunta. En cualquier evento, la perspectiva de Deming es claramente consistente con la definición de calidad de nivel dos. De hecho, el título de ese capítulo del libro es “Calidad y el cliente”, y menciona como argumentos principales los siguientes:

·  La calidad tiene que estar definida en términos de satisfacción del cliente.

· La calidad es multidimensional. Es virtualmente imposible definir calidad de un producto o servicio en términos de una simple característica o agente.
Hay definitivamente diferentes grados de calidad. Como calidad es esencialmente equitativo a la satisfacción del cliente, la calidad del producto A es mayor a la calidad del producto B, para un cliente en específico. Es decir, si A satisface las necesidades del cliente en un mayor grado que lo hace B.