Círculos de Calidad: Concepto, Funcionamiento y Beneficios. ¡Nuevo!

Los círculos de Calidad, nacen bajo la filosofía de la calidad total en Japón en la década de 194-1950, en la cual, un pequeño grupo de empleados (por lo general de 4 a 8 empleados) que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, trabajan bajo una misma dependencia jerárquica, reuniéndose voluntaria y periódicamente, siendo entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y oportunidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación. Estos círculos de calidad son utilizados por aquellos tipos de Dirección que poseen una filosofía participativa y creen en el concepto de "calidad total", es decir, en la idea de que la calidad se mejora ininterrumpidamente en el lugar de trabajo.

Los Círculos de Calidad funcionan en un contexto cultural en el cual el concepto de Empresa obedezca a intereses económicos y sociales que tengan en cuenta la capacidad creativa humana, la posibilidad del hombre para participar en objetivos comunes de grupo.

FUNCIONAMIENTO DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD.
Es recomendable, que en los equipos que formen los círculos de calidad participen entre 4 y 8 personas, aunque este número puede variarse levemente en determinadas situaciones.
En los casos en los que existan más personas interesadas en participar en las primeras fases, se podrán realizar reuniones diferentes con los mismos temas de debate y análisis. Se recomienda que a estas reuniones no asistan los responsables de los equipos de trabajo para no coartar la participación de sus integrantes.

Deberá existir un facilitador del proceso que oriente y guíe al grupo, fomentando la participación de sus integrantes y mediando en situaciones de conflicto. En ningún caso ejercerá algún efecto moderador sobre las conclusiones o acuerdos propuestos por el grupo. Este facilitador no tiene la responsabilidad de valorar ni aconsejar en ningún momento las propuestas derivadas del trabajo del equipo. Además, deberá nombrarse entre los asistentes a un coordinador o portavoz que sea el encargado de trasladar los resultados del círculo a los responsables de la organización para que actúen en consecuencia.

Este portavoz elabora un informe que recoja los temas planteados y la descripción exhaustiva (objetivos, acciones, plazos, recursos, etc…) sobre las acciones de mejora propuestas y su posterior implantación. Es conveniente que la estructura de este informe, sea facilitada por la organización incluyendo los campos que estime oportunos. Este documento no estará firmado por ningún individuo, puesto que es el resultado del grupo de trabajo.

Una vez aprobados los planes de acción de los primeros círculos de calidad, y mediante la línea principal de ejecución, se repite el ciclo, seleccionando nuevos temas o áreas de la organización para la formación de otros círculos de calidad.

La periodicidad y participación de las personas que integran las distintas áreas funcionales, será diferente en cada caso, en relación con la magnitud de la organización, su estructura funcional, el área de negocio en el que se desarrolla, o incluso la cultura o experiencia que se posea en este sentido.

Se recomienda convocar un círculo de calidad por departamento o área, como mínimo cada ejercicio natural. No existiendo un máximo para el caso de los círculos que se generan de forma espontánea. En los casos en los que los círculos se generen de forma espontánea, este hecho, deberá ser comunicado al área de dirección junto con el tema principal a tratar quien autorizará y facilitará el desarrollo de la experiencia.

BENEFICIOS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD
Los Círculos de Calidad, al ser implementados en una organización puede generar beneficios en la creación de una cultura organizacional integrada con pilares fundamentales como:
a) Trabajo en Equipo.
Se genera una mayor conciencia del trabajo en equipo, logrando que personas de diferentes departamentos pero de áreas comunes de la organización establezcan las ventajas y desventajas de los procedimientos, implementar mejoras y trabajar en común acuerdo.

b) Satisfacción Personal.
Al observar que hay propuestas que han sido tomadas en cuenta, la satisfacción del personal crece y realiza una búsqueda constante de aportes a la organización.

c) Impacto en la comunicación.
La comunicación tiene un impacto positivo, ya que, logra establecer un canal abierto de comunicación horizontal (empleados de la misma jerarquía) y vertical (empleados y alta dirección), generando que las barreras de comunicación sean disminuidas dentro de la empresa.

d) Participación de los Empleados.
Los empleados emprenden actividades de mejora y en cada reunión participan en pro del mejoramiento de las actividades de la empresa.

e) Mejora continua de los procesos y actividades de la empresa.
Los proyectos de mejora constituyen el eje central de los equipos y logran un impacto positivo en el trabajo diario de cada una de las personas que pertenecen a la organización.

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Pilares de Calidad: Filosofía Kaizen (mejora continua)

Filosofía Kaizen

 

El pensamiento “Kaizen” conlleva una estructura mental.  La palabra japonesa se traduce en forma convencional como “mejora continua” o “cambio para mejorar”.

Se dirige al desempeño delas tareas en la organización y como tal debe ser realista y práctica.  Viendo y apreciando la mejor calidad en lo que se entrega al cliente.

 

En la estructura Kaizen al analizar las tareas que se  desarrollan en las organizaciones, no existen cuestiones de estar bien o mal, ni de ser, lo hecho,  bueno o malo.

En vez de ello, existirá el “cómo es” y el “otras formas en que puede ser”. “Cómo” es suponer, darse cuenta de las cosas sobre el funcionamiento actual de éstas.

No existirán juicios sobre lo incorrecto o lo correcto. Sólo se debe tener curiosidad sobre el funcionamiento de algo.

A nadie le gusta cambiarpor que sí, pero todos lo aceptan, si lo hacen por sí mismos y pueden ver el beneficio que se va logrando. Esto es darle a las personas la capacidad de ponerse en contacto con el poder que radica en el interior de cada uno

 

La clave de la ventaja competitiva japonesa

 La estrategia del Kaizen es uno de los conceptos de mayor importancia en la administración japonesa. Es una estrategia dirigida al consumidor para el mejoramiento, todas las actividades deben conducir a la larga a una mayor satisfacción del cliente.  Por eso se dice, por lo que toca a los clientes, que la calidad es algo que un producto tiene o no tiene, no puede haber términos medios.

La función de la administración es hacer un esfuerzo constante para proporcionar mejores productos a precios más bajos. La estrategia de Kaizen ha producido un enfoque de sistemas y herramientas para la solución de problemas que pueden aplicarse para la realización de este objetivo.

Los gerentes japoneses siempre están buscando formas para mejorar los sistemas y procedimientos internos, y su compromiso se extiende incluso a campos como el de las relaciones entre los trabajadores y la administración; las prácticas de mercadotecnia y las relaciones con los proveedores.

El sistema del Kaizen ha generado una forma de pensamiento orientada al proceso y un sistema administrativo que apoya y reconoce los esfuerzos del personal orientado al proceso para el mejoramiento.

La esencia del Kaizen es sencilla y directa: significa mejoramiento. Más aún, implica el mejoramiento progresivo que involucra a todos, incluyendo tanto a gerentes como a trabajadores. La filosofía del Kaizen supone que nuestra forma dee vida, tanto sea la vida en el trabajo, la vida social o la vida familiar- merece y debe ser mejorada de manera constante.

El mensaje de la estrategia de Kaizen es que no debe pasar un día sin que se haya hecho alguna clase de mejoramiento en algún lugar de la empresa, la creencia de que debe haber mejoramientos interminables está hondamente arraigada en la mentalidad japonesa. Como dice un viejo refrán japonés, “si un hombre no ha sido visto durante tres días, sus amigos deberán mirarlo bien para ver los cambios que ha sufrido”,

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Calidad en el Servicio: 10 Consejos Básicos para la Atención de Quejas y Reclamos.

El servicio al cliente involucra una serie de factores que incluyen desde la satisfacción del cliente con los productos y/o servicios brindados por la organización, hasta la insatisfacción del mismo, dejando en las instancais correspondientes sus opiniones desfavorables con las actividades de la organización.

La Norma ISO 9000:2005 define la Satisfacción del Cliente como: "percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos" En ese sentido, la Norma establece que al no lograr los grados de satisfacción correspondientes, es necesario establecer procedimientos para que los clientes detallen su no confomidad y se les pueda dar respuesta a las misma.

En ese sentido, en un blog muy conocido en la atención al cliente, propone las siguientes actividades y medidas para atender eficazmente las quejas y reclamos por parte de los clientes:

1. No prometa nada que no este absolutamente seguro que puede cumplir: Si usted es un empleado y no tiene autoridad suficiente para hacer una promesa, no la haga. Mejor, explíquele al cliente que usted se encargará del asunto y le dará una respuesta a la brevedad.  Si usted es gerente del área, ocúpese de la promesa hecha al cliente.
2. Esté atento y escuche lo que el cliente le dice: Escuchar implica atender a las palabras del cliente y a las expresiones no verbales (tonos, volumen, afectos, etc). Preste atención a los cambios en la forma de hablar del cliente, y eso le ayudará a entender qué le está pasando.
3. Averigüe y facilite la información necesaria al cliente: Cuando el cliente se muestra confundido o no logra explicar su problema, oriéntelo, pregúntele, tómese el tiempo para averiguar todo lo necesario para entender su reclamo. Le aseguro que usted estará ganado tiempo aunque sienta que demora.
4. Ceda en cuestiones de poca importancia, y manténgase firme en las importantes: Esta es una regla básica de los manuales de negociación de Harvard. Cuando se encuentra en una situación difícil, en la que efectivamente la empresa tiene alguna responsabilidad en el reclamo y el cliente está muy enojado: piense.
5. Piense en qué cosas del reclamo puede ceder a favor del cliente y ofrézcalas: Si es algo de menor importancia, a usted no le quitará y al cliente le hará sentir que obtuvo algo. Pero bien, deberá mantenerse firme en las que son de suma importancia para la empresa.
6. Discúlpese cuando sea necesario:Disculparse es una forma de indicarle al otro que nos interesa su forma de ver las cosas, que atendimos su reclamo y que nos hacemos responsables de nuestra parte en el problema.
7. Nunca se enoje ni responda a gritos o con injurias: Estas actitudes sólo generarán más conflicto. Su actitud debe ser profesional, serena, calma y tranquilizadora para el cliente. Lo que usted debe transmitir es firmeza no autoritarismo ni agresividad.
8. Mantenga siempre una actitud profesional y demuéstrele al cliente su interés por ayudarlo: Los clientes perciben claramente cuando el empleado está ayudándolo a resolver la situación o cuando sólo intenta sacarlo del camino.
9. Practique la empatía y póngase en lugar de su cliente: Muchas situaciones conflictivas se resuelven con el simple hecho de ponerse en el lugar del cliente y pensar ¿qué sentiría yo si estuviera en su situación? ¿qué esperaría que hagan con mi reclamo? ¿Cuál sería la solución que esperaría? Estas preguntas lo podrán orientar para escuchar qué quiere el cliente que hagan para dejarlo satisfecho.
10. Informe a su superior lo sucedido: Siempre informe a sus superiores cuando ocurre una situación conflictiva en su sector. Estas situaciones de reclamos pueden ser una fuente de información que su superior sepa analizar, evaluar y modificar. Incluso, si usted tiene alguna sugerencia al respecto, elévela a su superior con la humildad de quien está en el frente de batalla y necesita respuestas.

Recuerde que en una organización en la cual se toma en cuenta las opiniones de los clientes crece e impacta en la fidelización; en ocasiones, la atención oportuna de las quejas y reclamos de los clientes, provoca un ahorro económico en campañas publicitarias de los productos y servicios brindados por la organización. Recuerde, apoyar a us equipo de trabajo que atiende a los usuarios a seguir estos consejos para que disminuya su estrés, al momento de atender dichas situaciones.

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Estrategias para Retención de Clientes

1. Desarrolle un buen modelo de negocio. Siga la pista de Amazon.com, por ejemplo, y asegúrese de que sus clientes pueden obtener lo que quieren sin salir de sus oficinas.

2. Proporcione a sus clientes un incentivo para que estén verdaderamente interesados en volver. Por ejemplo, un regalo, un descuento o una financiación especial.

3. Piense en sus clientes como una comunidad y en su empresa como la conexión común que ellos comparten. Harley-Davidson y Saturn son dos buenos ejemplos de esto.

4. Manténgase detrás de su trabajo y recoja las recompensas de la confianza. Haga que los clientes sepan que pueden contar con usted cuando lo necesiten.

5. Apoye las acciones de responsabilidad social corporativa.

6. Muestre su aprecio a todos sus clientes. La consideración funciona.

7. Conozca a sus clientes rentables y trátelos mejor que a nadie. Proporcióneles servicios de valor añadido.

8. Haga que sea más fácil realizar las compras con usted que con los competidores. Recuerde que la comodidad es un factor clave muy valorado.

9. Salga al encuentro de su cliente. Recuérdele que usted está para ayudarle.

10. Averigüe sus necesidades y proporcióneselas. Escuche activamente a sus clientes y respóndales.

11. Conviértase en el líder del servicio al cliente. Ponga a sus clientes en primer lugar.

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5 Tips para un mejor Servicio Al Cliente en tu empresa

Nº 1: Sorprende cada día a tus clientes con algo nuevo. Cuando una persona va aun restaurante, a un hotel o a cualquier lugar lugar de servicio, espera obtener algo en particular; si quieres que hablen de ti y que vuelvan en repetidas ocasiones tienes que ofrecerles atenciones, servicios y productos que no esperaban obtener.

 Nº 2: Dale al cliente lo que fue a buscar. Todas las personas que van a tu negocio, están buscando lo que tú ofreces, así que esperan que les brindes ese servicio, calidad y atención que tanto desean. Sin embargo, si ya conoces lo que el cliente espera, quieres ser reconocido y destacar, entonces debes colocar entre tus metas superar las expectativas de tus clientes.

Nº3: Evita o reduce al mínimo las quejas y los reclamos. La mejor de evitar o evadir quejas y reclamos, es haciendo el trabajo tal y como se espera que se haga. Es tu decisión escoger entre prestar un buen servicio o un servicio excelente. Los que prestan un buen servicio obtienen un feedback promedio, pero los que realizan un Servicio Excelente, obtienen resultados extraordinarios.

Nº 4: Esté atento a la forma en la que sus clientes e comportan. Todos nuestros clientes, tienen comportamientos regulares o repetidos dentro de nuestro negocio, por ejemplo en un hotel, regularmente, las personas duermen hasta tarde, desayunan entre las 9:30 y 10:00am, van a la piscina, comen algún aperitivo, almuerzan, se exponen al sol, van a sus habitaciones y regresan a cenar. Su labor es estar atento a los comportamientos o personas que se salen de la rutina, ya que estos pueden ser señales de que su cliente necesita de usted o que allí está una posibilidad de cumplir con el secreto Nº1. Cuando un cliente de hotel no llega a desayunar a las 10:30am y usted sabe que está en su habitación, aproveche la oportunidad y envíe a uno de sus colaboradores con un desayuno ligero para servir en la cama, seguro que lo van a apreciar.

Nº 5: Ama y disfruta tu trabajo. Para ser excelente en lo que haces, debes sentir cada mañana una pasión y afán por querer ir a trabajar. Para trabajar en el área de servicios, es necesario tener vocación, ya que este es un trabajo que implica ayudar a otros a sentirse mejor que en casa, no implica ser sirvientes, sino estar al servicio y cuidado de otros.

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Balanced Scorecard (BSC)

El primer paso del Balanced Scorecard es la construcción del mapa estratégico, una herramienta que debe servir como guía en momentos de incertidumbre. El mapa se construye en función de lo que la organización piensa hoy con respecto al futuro. Esta representación gráfica permite ir aprendiendo sobre los cambios a medida que se generan, especialmente en situaciones donde no existen certezas.

Los mapas estratégicos son una representación visual de la estrategia de una organización y demuestran claramente por qué una imagen es más poderosa que mil palabras (o incluso más poderosa que 25 indicadores de desempeño).

Estos mapas se diseñan bajo una arquitectura específica de causa y efecto, y sirven para ilustrar cómo interactúan las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard.

1) Los resultados financieros se consiguen únicamente si los clientes están satisfechos. Es decir, la perspectiva financiera depende de cómo se construya la perspectiva del cliente.

2) La propuesta de valor para el cliente describe el método para generar ventas y consumidores fieles. Así, se encuentra íntimamente ligada con la perspectiva de los procesos necesarios para que los clientes queden satisfechos.

3) Los procesos internos constituyen el engranaje que lleva a la práctica la propuesta de valor para el cliente. Sin embargo, sin el respaldo de los activos intangibles es imposible que funcionen eficazmente.

4) Si la perspectiva de aprendizaje y crecimiento no identifica claramente qué tareas (capital humano), qué tecnología (capital de la información) y qué entorno (cultura organizacional) se necesitan para apoyar los procesos, la creación de valor no se producirá. Por lo tanto, en última instancia, tampoco se cumplirán los objetivos financieros.

En este contexto, alinear los objetivos de estas cuatro perspectivas es la clave de la creación de valor y de una estrategia focalizada e internamente consistente. Una vez creados, los mapas estratégicos son excelentes herramientas de comunicación, ya que permiten que todos los empleados comprendan la estrategia y la traduzcan en acciones específicas para contribuir al éxito de la empresa.

El mapa estratégico del BSC proporciona un marco para ilustrar de qué modo la estrategia vincula los activos intangibles con los procesos de creación de valor. Veamos con mayor detalle los elementos de cada una de las perspectivas:

La perspectiva financiera describe los resultados tangibles de la estrategia en términos financieros. Los indicadores clave para evaluar el éxito o fracaso de la estrategia son la rentabilidad de la inversión (ROI), el valor para los accionistas, el crecimiento de los ingresos y el costo por unidad.

La perspectiva del cliente, por su parte, define la propuesta de valor para los "clientes target". Si los clientes valoran la calidad constante y la entrega puntual, entonces, las habilidades, los sistemas y los procesos de desarrollo de nuevos productos y servicios de gran funcionalidad adquieren gran valor. La alineación de acciones y capacidades con la propuesta de valor para el cliente es el núcleo de la ejecución de la estrategia.

La perspectiva de procesos internos identifica los pocos procesos críticos que se espera tengan el mayor impacto sobre la estrategia. Por ejemplo, una organización puede aumentar sus inversiones en I + D y reestructurar sus procesos de desarrollo para obtener productos innovadores y de alto desempeño. Otra empresa, con la idea de ofrecer la misma propuesta de valor, podría desarrollar nuevos productos a través de alianzas estratégicas con otros fabricantes.

La perspectiva de aprendizaje y crecimiento identifica los activos intangibles más importantes para la estrategia. Los objetivos de esta perspectiva se centran en las tareas, los sistemas y el tipo de ambiente requeridos para apoyar los procesos internos de creación de valor. Estos activos deben estar agrupados y alineados con los procesos internos críticos.

En síntesis, el mapa estratégico proporciona el marco visual para integrar todos los objetivos de la empresa. La comprensión de los procesos críticos como gestión de operaciones, innovación y relaciones sociales, promueve el logro de las metas de productividad.

Por último, el mapa identifica las capacidades específicas relacionadas con los activos intangibles de la organización (capital humano, de información y organizacional) para obtener un desempeño excepcional.

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